怎么样制作日程表 应该怎么做?

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责任编辑:李佳
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在本文中:创建日程表安排时间遵守日程安排

如果你每天要做的事情非常多,那制定日程表可以让你更加快速、高效、有条理地完成任务。尝试用笔记本、项目管理软件或应用程序来安排你的时间,选择最适合自己的方式,并坚持下去。合理设置期望值,并平衡任务时间和休息时间。坚持每天做计划,养成习惯,每完成一项任务就奖励一下自己吧。

部分 1创建日程表

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1记录下你完成日常活动所需的时间。记录下要花多少时间完成吃早饭、洗衣服、买东西、回邮件、做家庭作业和其他日常任务等。记录一个星期左右,可以记在笔记本、电子表格或者记事本程序上。 [1]

用一周来记录你在这些事情上花的时间,能够让你更准确地预估安排其他事情的时间。

另外,你可能会找到让自己做事更高效的方法。比如,之前你可能花了10个小时玩电子游戏,这些时间本可以用来学习。

以Make a Schedule Step 2为标题的图片

2尝试使用笔记本、项目管理软件和日程规划应用程序。第一次做日程表时,可以尝试各种纸质和电子方式。如果你想在白纸上做计划,可以用纸质笔记本或者记事本程序。如果你希望有现成的日期和时间段网格,可以用日程管理软件或者日历应用程序。[2]

选择你自己喜欢的方式。如果你不喜欢在纸上写字,可以用应用程序。如果手写能帮你坚持下去,就用纸笔做计划。

你在使用的过程中,就能了解自己的喜好。找到适合的方式之后,坚持下去。所有的任务要集中在一个地方,要么在笔记本上,要么在项目管理软件上或者应用程序上。

以Make a Schedule Step 3为标题的图片

3如果有必要,可以写下日期和星期。如果没有包含日期和星期,可以在日程安排的页面顶部加上这些。整个页面只写1天的计划,这样你就能专注完成当天的任务,有需要还可以稍微做下笔记。[3]

写上星期几能帮你掌握特定时间的活动,比如周一和周三有音乐课。

如果你用的是空白笔记本,可以在左边页面按时间顺序写下日程安排,然后在右边页面写下要完成的优先事项和其他笔记等。

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4填写你固定时间段的安排。课程、例会和其他固定任务是日程表的主要重点。首先填写这些固定时间段的安排,比如“早上8点半 - 心理学导论”,或者“下午4点 - 瑜伽课。”[4]

如果你用的是空白笔记本或者电子表格,在左边页面填写时,最好以半个小时为间隔填写。在这些半小时间隔之间空出2至3行,这样可以大致写下每个任务的要点。

如果你用的是项目管理软件,或者日程计划应用程序,应该是已经有时间空档的。

部分 2安排时间

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1在另一张纸上单独列出任务清单。填写固定的事情安排很简单,但要安排好其他时间并不容易。首先在一张空白的纸、手机或电脑上的新文件中,写下你要完成的所有事情。用数字或字母标明任务的优先顺序。[5]

例如,在最重要的事情前标注1或A。这些事情应该最先写在日程安排的最前面。在中等优先级的事情前标注2或B,在低优先级的事情前标注3或C。

在日程表上写任务时,可以在旁边标注优先级,或者就在最高优先级的任务前标注星号或者感叹号。

如果你在做周计划,就列出每周的任务;如果做日计划,就写下每天的任务。

以Make a Schedule Step 6为标题的图片

2把最重要的任务安排在你最清醒的时候。先从最重要的任务开始填写日程表。估算下每项任务所需的时间,然后把最重要的任务安排在你最清醒、最不容易被打扰的时间段。在高优先级的任务前画星号、加下划线或者高亮显示,以提醒自己。[6]

比如说,假设你在早晨工作更有效率,那就把重要的项目安排在午餐之前。文件整理工作和删除邮件之类的事,就留在其他时间去完成。

尽量设定合理的预期。如果你知道完成家庭作业或者跟客户会面,要安排一整个小时的时间才比较合理,就不要试着把时间压缩到半个小时。

在做完了最重要的事情之后,可以去做一些较小的任务,比如洗衣服或者去杂货店购物。

以Make a Schedule Step 7为标题的图片

3加上一些细节,以便准确记忆要做的事情。在填写任务的时候,要加上具体的信息,这样你才不会忘记任务是什么。如果你只是速记了个大概,可能就不记得诸如“去开会”或者“做调查”是什么意思了。[7]

如果你要去开会,要记下时间、地点和与会人员;也可以记下会议主题的一些要点。

记住,你不需要给每个任务都写下长篇大论。只需记下必要的细节,便于记忆即可。

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4写下每项任务的起止时间。无论你是在应用程序或者是在笔记本上规划日程安排,写下起止时间能让你每天更有规划。你会很清楚这一天将要做什么,以及什么时间应该在哪儿。[8]

比如,你可能要在早上9点半到10点半准备一个提纲,11点到12点15分去上课,12点半吃午饭,然后下午1点到1点45分开会。

记住要设定合理的预期。参考之前记录时间的日志,准确地估计任务所需的时间。

以Make a Schedule Step 9为标题的图片

5留出时间用于娱乐、家庭和放松。你不可能一天24小时都工作,要留出一些时间给你爱的人,一起出去玩玩。如果你是那种会忙到忘记休息的人,那把休息和放松加入日程提醒就尤为重要了。[9]

比如,可以设置这样的安排:“周二下午6点半 - 和张三、李四一起吃晚饭(5点45分做完工作)”,或者“周六中午12点 - 带小乔去公园”。

以Make a Schedule Step 10为标题的图片

6预留25%的时间。把一天的时间全部填满,就没有任何修改的余地了。留出一些时间来处理任务中断或延迟的情况。每个任务之间至少要留出15分钟时间,给计划一些回旋的余地。[10]

如果你要开车去什么地方,记得要多留出10到15分钟的时间,以防遇上塞车。

即使任务没有延迟或者被打扰,也可以利用这个空当来休息一下,做做运动,或者做些其他的工作。

部分 3遵守日程安排

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1每天在同一时间安排日程。如果每天在同一时间做日程安排,这就会变成例行工作的一部分。无论你是在早上喝咖啡的时候列任务清单,还是在头一天晚上就做好,把这个当成是例行公事去完成。[11]

你会发现在周日晚上计划一周的安排会很有用,然后每天晚上或者早上再稍微调整,和安排下每天的任务清单即可。

以Make a Schedule Step 12为标题的图片

2把日程表放在你可以看见的地方。无论是笔记本、项目管理软件还是应用程序,就放在手边。如果你把日程表放在角落蒙上一层灰尘,就不太可能坚持你的时间管理目标。[12]

如果你用的是应用程序,所有电子设备都要下载安装,并且同步账号。可以用桌面或者主屏幕小部件,把任务钉在设备的主界面上。

在你的工作区域挂一块白板或者一本日历,标注醒目的信息,比如重要的日子和每周目标等。

以Make a Schedule Step 13为标题的图片

3划掉已经完成的任务,让自己保持动力。虽然听起来很简单,但划掉一项已经完成的任务会很有成就感,能让你感觉在不断前进,并掌握任务的完成情况。[13]

即使没有完成所有的任务,不要惊慌。如果今天有什么事情没有完成,修改下明天的日程表,优先完成这个。

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4完成任务就给自己奖励。当你有所期待时,会更容易完成任务,尤其是当任务既无聊又乏味的时候。比如,假设你有一整天都是各种演示会、会议和最后期限,可以奖励自己,比如小小地休息一下,吃个冰淇淋或其他小奖励。[14]

除了完成每个任务都有小奖励以外,在辛苦一天之后给自己来个大大的奖励吧。舒舒服服地泡个澡,玩玩电子游戏,看场电影,或者其他你喜欢做的事情。

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5用效率应用程序来避免分心。如果你经常浏览网页或者刷朋友圈,可以下载如番茄钟或者滴答清单这样的应用程序,能在指定的工作时间内,屏蔽会分散注意力的网站。[15]

把手机放在口袋里或者包里,而不是桌上,这样也是有帮助的。如果你需要,它就在那里;但不把手机放在眼前,就不会分散注意力。

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6定时休息,避免过度劳累。没有休息的日程安排会让人筋疲力尽,并且会导致拖延。此外,如果你很累,表现也不会很好。留出一些时间休息,好让自己更好地完成工作,放松身心。[16]

例如,利用周末的时间做些家务就很不错。不过,如果你在周六修剪草坪、洗衣服、打扫房间等,那周日的大部分时间就休息吧。

每天晚上,尽量在睡前安排1至2个小时的放松时间。利用这个时间读一本轻松的书,泡个澡或者听听舒缓的音乐。

小提示

无论是在笔记本、项目管理软件还是应用程序,将所有任务都集中在一个日程表上。如果你在多个日程表上安排不同的任务,可能会无法跟进进度。[17]

灵活一点,用铅笔写,然后根据需要调整日程安排。当事情没有按计划进行时,也不要紧张。[18]

把零碎的时间利用起来。假如离预约还有15分钟,不要刷朋友圈,可以做些日常任务。你可以利用这个时间吃些健康的小吃,做做拉伸,或者健步走。[19]

做好准备会被打扰,但尽量控制好。如果有人去你的办公室,或者你接到了一个电话,可以说:“我只能说几分钟。”或者说:“我很高兴听你的问题,但我得晚点才能给你答复。”[20]

不要拖延。你一拖延任务就会越积越多,日程表就会越来越满。[21]

如果你没法跟上日程表,不要灰心。把日程安排得简单一点,然后尽量遵循安排。

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