怎么样写一封有说服力的信 应该怎么做?

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在本文中:写信之前的准备工作设置信件格式书写信件正文进行最终润色

如果你在和银行、保险公司、政府机构、雇主或者学校交涉的过程中遇到了麻烦,需要请求他人提供帮助,你该如何写一封具有说服力的信来达成目的呢?以下是为你提供的建议。

部分 1写信之前的准备工作

以Write Persuasive Letters Step 1为标题的图片

1集思广益。在开始写信之前,进行头脑风暴。在这个过程中要明确你想要什么、为什么需要、为什么对方应该满足你、任何能够反驳你的理由,以及这是否是你想讨论的问题。把点子都写下来能让你清晰地构思信件,明确你在这个问题中的立场。

以“我要说服对方协助达成我的目标”为出发点。将你想要说服的对象代入对方,你想让对方做的事情代入我的目标

然后,问问自己:为什么要这么做?列出你想让对方这样做的原因。

在总结好原因后,把它们按重要程度分类。把所有重要的原因放在一列,然后把其他所有不太重要的原因放在另一列中。这有助于缩小思考范围,帮你抓住问题的关键。[1]

以Write Persuasive Letters Step 2为标题的图片

2明确自己的目的。你要准确地知道自己想要或者需要什么。你想要达成什么目标?希望得到怎样的结果?

明确目的之后,想想你能给出怎样的解决方案。[2]

以Write Persuasive Letters Step 3为标题的图片

3了解你的读者。分析、理解对方有助于确定如何设计信的结构。可能的话,判断一下对方与你意见相同、相左,还是持中。[3] 这有助于确定信中每个要点应占的比重。

尽量选择一个人,能够在你的信中明确地称呼他。他们是谁?有什么能帮到你的能力?他们会如何改变你的想法?他们会不会直接忽略你的请求?你应该如何称呼他们?他们是高管或者公务员吗?职位不同,你的措辞也应该有所变化。

尽量找出对方对该问题的看法和倾向。你们之间可能存在哪些分歧?如何有礼貌的提出反驳意见?

找出对方可能有哪些顾虑。他们可以支配的资金是否有限?你的请求会不会直接影响他们?他们有多少时间来考虑你的请求?[4]

考虑一下需要提供哪些证据来说服你的读者。[5]

以Write Persuasive Letters Step 4为标题的图片

4研究一下你的问题。y具有说服力的信一封要包含能支持相应立场的事实证据和信息。一定要多方面考虑,不要只关注自己的立场,也要提及与你立场对立的观点和相关事实。

用事实、逻辑、数据以及小道消息来支持你的立场。[6]

不要直接指出其他的观点是错的。要礼貌地解释为什么你的观点更合理,更值得关注。

部分 2设置信件格式

以Write Persuasive Letters Step 5为标题的图片

1使用齐头式。商务信件有特定的格式。格式恰当时不会有什么影响,但是格式一旦使用不当,就会对你产生不良影响,对方可能会因此直接无视你的信件。

首先设置“单倍行距”,同时应使用独立段落。

段落全部设置为“左对齐”,不要像在散文或者文章中那样首行缩进。

段落和段落之间要空出一行。

使用标准字体,一般使用“Times New Roman”或“Arial”,12号字。[7]

以Write Persuasive Letters Step 6为标题的图片

2正确填写信头。首先在左上角填写你的地址。只需填写街道、城市、州(省)和邮编即可,不要写上自己的名字。还可以写上电话号码和邮箱地址(各占一行)。如果你在英国,那么地址就要填在右边,然后空一行。

注明时间。依次写上月份、日期和年份,再空一行。

2013年6月4日

填写收件人的姓名和地址。想想你要把信寄给谁。空一行。[8]

以Write Persuasive Letters Step 7为标题的图片

3在信的开头打个招呼。公认的做法是以亲爱的一词开始,接上对方的名字。一定要把对方的名字写对,并与信头处填写的名称一致。

称呼对方时应使用其头衔(先生、女士以及博士等)和姓氏。如果无法确定一名女性读者希望被怎样称呼,那就称她为女士

然后跟上一个冒号。

在正文第一段和打招呼之间空出一行。[9]

亲爱的布朗博士:

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4用结束语结束这封信。在选择结束语时要考虑文章的语境。像谢谢,是非常标准的;而像祝好一类,则更偏亲密。你需要选择是使用正式的,还是较为亲密的结束语。无论选择哪个,第一个单词都应该首字母大写,其余小写。结束语后面跟上一个逗号。

非常正式的信件使用尊敬的,真诚的, 祝好, 真挚的,适用于正式的商务邮件。最好的问候,祝你度过愉快的一天,则更日常、更亲切一些。

然后空出四行后再打上你的名字,为签名留出空间。

谢谢,

部分 3书写信件正文

以Write Persuasive Letters Step 9为标题的图片

1行文应简明扼要。此类信件应该简短、礼貌。事务繁忙的人很少会理会超过一页或者态度恶劣的来信。不要内容冗长,尽量使用清楚、简洁的语句。不要跑题或者提到不相关、不必要的事情。

避免句子过长,要使用有力的陈述句。行文应简明扼要,通俗易懂。

不要把段落写得太长。囊括过多的信息会使你偏离要点,或者让对方难以理解你的观点。每个段落要只专注于一项内容,开始写新的内容时应另起一段。[10]

以Write Persuasive Letters Step 10为标题的图片

2在开头几句话中点明要点。以友好的开场白开头,然后直奔主题。在前两句话中就应点明你的需求(要点)。[11]

这个段落的长度应控制在2-4句话之间。

以Write Persuasive Letters Step 11为标题的图片

3在第二段中强调你的要求的重要性。在本段中列出你的顾虑、请求或需求。你不需要在这里给出具体的理由、论据或观点。详细解释你的立场、请求的特点,以及为什么它值得对方帮忙。[12]

要陈述事实,应始终符合逻辑,措辞礼貌。避免使用过于情绪化的语言,不要强硬地要求对方采取行动,也不要对对方或者与你持相反意见的人无礼。

以Write Persuasive Letters Step 12为标题的图片

4接下来,提出论据来支撑你的观点。在随后的几段中提供背景信息和细节。这些内容要合理合法,符合逻辑且尊重事实。要迅速准确地切中要害,不要长篇大论,也不要试图靠情感、信仰或者表达你的渴望来达到目的。你可以使用以下几种策略:

引用事实和统计数据来说服对方。引用的内容应可信、可靠,并注明来源,不要断章取义。

引用支持你的立场,或者反对对立立场的专家的言论。选择的专家应该在其专业领域中颇具名望,且有资格就该问题发表意见。[13]

给出对方应该满足你的要求的理由。直接告诉对方需要做什么并不是说服对方的好方式。应该向他们解释为什么要这么做,这样有助于改变他们的想法。[14] 说明一下现在的情况,以及为什么应该做出改变。

提供详细信息、相关证据、目前你所遇到的困境以及请求。告诉对方你已经为此做了哪些努力或者还需要做哪些工作。

列出几个证明材料。想想任何其他能够说明问题的重要性的证据。[15]

记得控制段落的长度。简述你的情况,交代重点即可。应选择最相关的数据、专家及证明材料,不要事无巨细一一列出。

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5反驳对立观点。驳斥对立观点是有效的游说方式。思考一下对方可能有怎样的反对意见或疑问,然后你就可以在信中提前解答了。要找出与对立立场的共同点,或者为自己的立场提供强有力的支持。

一定要坦率言明你的立场和对立方的不同。试图隐藏这些差异会削弱说服力,应该强调共同的理念、经验以及对方存在的问题。

避免使用论断性论述。论断性论述会夹杂过多的个人情感,削弱逻辑性。同时,过分否定对立方可能会降低反对者认同你的可能性。[16]

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6最后,以重申请求结束。在结尾处重申你的请求或意见。你可以在本段中提出解决方案或者请求对方做出特定的行动。记得告诉对方你会通过电话、电子邮件或者直接与他见面跟进处理相关事务。

以强有力的句子结尾有助于说服读者站在你这边,或者至少使对方更明白你的立场。

提出你自己的解决方案或者能做出的努力。你可以表明愿折中妥协,预先做了哪些准备来处理这种情况。

部分 4进行最终润色

以Write Persuasive Letters Step 15为标题的图片

1检查错误。拼写和语法错误会影响读者对你的第一印象。应该让读者专注于你的观点和请求,而不是信中的错误。寄出之前要多次校对,校对时应大声朗读,听听效果。

必要的话,可以找他人帮忙校对(或者使用校对软件)。

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2签上你的名字。如果是纸质信而不是电子邮件,你就需要签名了。这能证明信件是真实可靠、由你发出的。

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3需要的话,给其他重要人员发送一份副本。如果公司或者其他组织内有人也应该收到这封信,那就给他们发送一份副本(带有原始签名的信件复印件)。

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4自己留存一份副本。要始终留存一份副本作为记录,同时记下你何时寄的信,寄给了谁。另外,要随时记下后续跟进情况,直到问题解决。

小提示

信件要正式。聊天式或者其他不正式的语言会让对方很难信任你,而且正式用语比俚语更为礼貌。

适当恭维对方。人们一般更愿意帮助对他们友善的人。

不要跑题。谈论的内容应相关、简洁,不要谈论与当前问题不相关的事情。用事实说话。

只有当你有一套非常清晰的步骤、行动或建议时,才可以在主体段落中直接一条一条的陈列要点。

使用标准的书面英文。这是一封正式的信件,而不是短信或者社交媒体上的消息。缩写、俚语和表情符号会让对方无视你的信函。

根据对方公司或机构类型的不同,调整信的内容。非营利组织和大型公司的想法可能有所差别。

信件行文应保持专业而友好的态度,不要像对方亏欠你一样去要求对方为你做事。[17]

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