怎么样进行邮件合并 应该怎么做?

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责任编辑:鲁能
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在本文中:准备在MS Office中进行邮件合并在OpenOffice.org上进行邮件合并

邮件合并是一种常用的办公功能,能够使发送给多人的同一封邮件各不相同。包括信封、标签、套用信函、邮件、传真及有编码的打折券在内的各种文档,都可以利用邮件合并功能来批量制作。下文将为你详细介绍邮件合并功能的使用方法。

1准备

以Do a Mail Merge Step 1为标题的图片

1建立数据文件。这个文件可以是表格文件、数据库文件,甚至可以是具有一定格式的文本文件。其中表格文件是最常用的,本指南将以表格文件为例。

数据文件中应包含所有的变化信息。例如,如果你创建的是套用信函,那么数据文件中就应该包含所有收信人的姓名及地址。

同一组信息要填在同一行上的单元格里,这样,同一种类的信息(姓、名、称谓等)就会出现在同一列上了。

给每一列都起一个合理的名称。邮件合并是按列来读取数据的,而每一列的第一项则被默认为是这一列信息的总称,所以要给每一列信息起一个合理的名称。

例如,名字这一列就可以叫做“名字”,这一列下面就全部是名字。这样,当软件询问你要在信中插入哪一部分数据时,就会出现“名字”这一选项,这就一目了然了。

Microsoft Outlook用户可以将Outlook中的地址簿用作数据文件。

以Do a Mail Merge Step 2为标题的图片

2保存数据文件。把文件保存在容易找到的地方,起一个容易记忆的文件名。

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3创建主文档。主文档就是保存主要信息的文档。例如,如果你要写一封套用信函,那么主文档就是一封信函。其中,凡是有变动的信息(如姓名)都要暂时留空。

2在MS Office中进行邮件合并

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1打开邮件合并任务窗格。在主文档中,点击打开邮件合并任务窗格。如果没找到,就打开工具菜单,在列表中选择邮件合并。

以Do a Mail Merge Step 5为标题的图片

2完成邮件合并向导。Office中的邮件合并是分步骤进行的,这样能准确、清晰地引导用户完成邮件合并。

首先选择文档类型。点击最切合的文档类型,然后点击下一步。

选择“开始文档”(即主文档)。如果你每一步都操作正确的话,这时应该能够看到“使用当前文档”的选项,单击该选择。然后点击下一步。

以Do a Mail Merge Step 6为标题的图片

3选择要合并的文件。这就是你之前创建的数据文件,选择合适的单选按钮,点击下一步查找数据文件,然后将其与主文档连接起来。

如果你想用Outlook地址簿的话,就点击那个选项。

以Do a Mail Merge Step 7为标题的图片

4选择要使用的数据。Office允许选择或取消选择整行数据,这样你就能在数据文件中自由选择想要与主文档合并的信息,当信息繁多的时候,数据文件带来的便捷就能进一步体现出来。选择完成后,点击下一步。

数据可通过每一列的名称来筛选。信息繁多的时候,通过名称筛选就会显得尤其快捷。

以Do a Mail Merge Step 8为标题的图片

5插入数据域。点击下一步后,程序会要求你创建数据文件(如果你还没有创建的话),同时提供一系列将数据从数据文件中插入到主文档中的选项。

用鼠标选中数据域,单击相应的按钮,插入数据。

与编辑普通信函或数字一样,按Delete键可删除错位或重复的数据。

预设选项根据你所选的文档类型不同也会稍有差异。Office会尽可能根据你所提供的数据插入正确的信息。例如,如果你在书写一封套用商务信函,那么你就会看到插入地址块的选项,其中包括了收信人的姓名及地址,分成几行整齐排列。

有些预设选项会弹出新窗口,要求你输入相应的信息,这些步骤也十分简单易懂。

如果你选择的预设选项没有找到相符的信息,那么你可以点击“匹配字段”,告诉程序哪一个名称应该与该标准名称相匹配。例如,你可以将数据文件中的“名字”一栏与地址块中的“名”相匹配。

要选择自己创建的数据域,就可以点击“其他选项”。这时你就能看到你起的每一栏的名称了。

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6预览信函。邮件合并不会在主文档中显示出你选择的数据域的具体数据,而要等打印出来的时候才能看到。不过,Office也提供了预览功能,通过该功能,你就能检查相关信息是否插入正确。确认无误后,就可以进行下一步了。

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7完成合并。邮件合并的最后一步会告诉你,合并已经完成,可以开始打印了。每打印一份文档,该文档的那组信息就会出现在屏幕上,程序会自动打完所有的信息。

如果你想单独编辑某一封信函,就可以单击“编辑单个信函”。

3在OpenOffice.org上进行邮件合并

以Do a Mail Merge Step 11为标题的图片

1创建数据库。OpenOffice.org上做邮件合并,数据库文件是必须的。不过,你仍然可以先在表格文件中创建数据。

在主文档中,打开文件菜单,选择创建新数据库文件。

在弹出的对话框中,选择“连接到现有数据库”。在下拉菜单中,选择“表格”,然后点击下一步。

在下一界面中,你要将要使用的表格文件导入OpenOffice.org。这一步中,在文件地址下面有一个设置密码保护数据库的复选框,你可以根据需求决定要不要勾选。然后点击下一步。

这一界面中,你要选择是否注册数据库以便今后使用,及是否现在打开数据库进行编辑。(如果你已经创建了表格文件的话,这一步就可以不用做。)点击完成来保存数据库。

数据库文件名要方便记忆。

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2插入数据域。现在,OpenOffice.org已经能够识别你导入的数据库了,接下来就要利用该数据库进行邮件合并。

在插入菜单中,选择“域”,然后在子菜单中选择“其他”。也可以按快捷键Ctrl+F2。

在弹出的对话框中,点击“数据库”选项卡。

点击窗口右下角的“浏览”找到刚才创建的数据库文件。

选择好数据库文件后,该文件就会出现在窗口右侧名为“数据库集”的列表中。

在窗口左侧的“类型”列表中,选择“合并域”。

点击数据库后面的“+”号,下面就会出现表格文件;再点击表格文件后面的“+”号,就会展开表格文件中的数据域名称。

单击要插入的数据域名称,在主文档中插入数据。

记住插入之前要先用鼠标选中数据域,否则就要通过复制粘贴来将数据移动到正确的位置了。

正如在Office中一样,主文档上的数据域信息也是用文字数字式字符来表示的。空格键移动数据,Delete键删除数据。

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3完成合并。检查所有数据域的位置是否正确。确认无误后,就可以打印主文档了。网站会根据你输入的信息一组一组按顺序打印。

小提示

文字处理软件中一般都会有用来创建主文档的模板。

数据域要分得越细越好。例如,一封信函中可能会包含称谓(先生/女士/小姐)、名与姓氏,这样你就要创建三个数据域,每一类数据都要分别放在单独的一栏中。

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