怎么样建立办公室档案体系 应该怎么做?

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责任编辑:李佳
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对于一个运作顺畅的办公室对说,没有什么比有效的档案体系更重要了。无论你是唯一有档案权限的人,或者是与另一名同事共享权限,选择的档案体系必须有条理,这样任何人都能找到所需的文件。如果档案体系很不好用,你会因为担心找不到文件而继续将它们放在旁边,那你的桌上很快就堆满了。

步骤

以Establish an Office Filing System Step 1为标题的图片

1确定档案体系。该体系必须合理,能让你确切地知道每份文件的位置。有如下几种选择:

按字母排序。如果文件大部分是客户、病人或顾客的名称,这种体系最佳。

按主题或类别:大多数档案体系是按主题或类别放置的,如果放置准确就很好用,否则最容易混淆。

按编号或时间。如果文件主要是有编号或日期的材料,例如采购订单或收据等,这种体系最好。

以Establish an Office Filing System Step 2为标题的图片

2抽屉里装满悬挂式文件夹。悬挂式文件夹不可移动,用来放置马尼拉文件夹,后者可以从抽屉取出。

以Establish an Office Filing System Step 3为标题的图片

3将文件分类摆放。如果文件高度超过一寸或两寸,再细分成几个子类别。如果文件很少,与其他类别合在一起并重命名。每类文件的命名要清晰,让人很清楚每份文件应如何归类。

以Establish an Office Filing System Step 4为标题的图片

4将各类文件分别装进马尼拉文件夹,并清楚地贴上标签。最好使用标签在中间而不是交错排列的文件夹,这样看起来更加整洁。

以Establish an Office Filing System Step 5为标题的图片

5将马尼拉文件夹放进悬挂式文件夹中。大多数文件使用普通的悬挂式文件夹即可,但对于较厚的文件或需要细分子类别的文件,可以使用框底文件夹。你可以自由排列文件夹,但大多数人会按照字母顺序排列。

以Establish an Office Filing System Step 6为标题的图片

6用马尼拉文件夹名称命名悬挂式文件夹。如果不是横向的文件柜,所有标签应放置在文件左边。横向的文件柜是由左往右打开而不是从前往后,因此标签应放在右边。

以Establish an Office Filing System Step 7为标题的图片

7文件附近放一些悬挂式文件夹和马尼拉文件夹,如果找到一些文件不属于任何一个现有文件夹,可以随时增加。文件夹不能太厚也不能太薄。如果需要重新分类,应同时重新标记文件夹,重新整理文件。

以Establish an Office Filing System Step 8为标题的图片

8年底移除所有文件夹,将新的马尼拉文件夹按原来的分类命名放置在文件夹中。检查旧的文件夹中是否有文件需更换到新的文件夹,并将其余文件存档。

小提示

你可能想按颜色分类文件,用电脑打印标签或者用其他方法让文件更好看。但是当你必须作出改变时,比如需要增加一个文件夹,却发现没有合适颜色的文件夹了;或者只能手写标签时,这样肯定影响心情。所以最好是简单一点。

警告

不要创建一个杂类来放置不能分类的文件,不然可能所有的文件都会被放在那里。

建立好档案体系之后,必须要遵守。每天花一点时间将桌上的文件归档。不要在一堆文件上再加一个文件框,这样只会又多出一堆文件。

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